Gestão de escritórios de advocacia: como saber se está no caminho certo


Com uma rotina de trabalho atribulada, o advogado pode encontrar dificuldades para se dedicar à gestão do seu escritório. Empreender, para muitos profissionais da advocacia pode ser um grande desafio. Além de adotar uma postura empreendedora para gerir o escritório como um negócio, é preciso avaliar se a gestão está sendo eficiente.

Por isso, de tempos em tempos, é muito importante realizar avaliações sobre o andamento de todas as atividades: do trabalho técnico às gestões financeira e de pessoal até o relacionamento com clientes.

Alguns parâmetros podem ser levados em consideração nesse caminho. Os principais deles serão destacados a seguir.
Tempo destinado a atividades operacionais
Um indicativo eficaz para observar se a gestão das rotinas jurídicas e administrativas de um escritório está recebendo bom encaminhamento é descobrir o período dispensado às atividades mecânicas e repetitivas, como a busca nos Diários Oficiais e a atualização de processos de acordo com a movimentação na Justiça além das rotinas administrativas.

Se o profissional fica grande parte do tempo lidando com essas demandas, é um mau sinal. O indicado é a atenção do advogado se volte a questões mais estratégicas, como definição de estratégias, reuniões, audiências e atendimento ao cliente.

Visão global sobre os casos acompanhados

Ter uma visão global da rotina do escritório e estar constantemente informado do que está acontecendo em todos os setores é um grande desafio. Nem sempre é possível ter total controle dos afazeres profissionais, mas se essa percepção é constante, o gestor deve se preocupar.

Quem está à frente de um escritório de advocacia não pode se dar ao luxo de perder as “rédeas” do negócio. É preciso se esforçar para ter uma visão sistêmica sobre o status dos casos acompanhados, das receitas e despesas, das ações de prospecção de novos clientes e da administração como um todo. Em resumo, é preciso fazer um acompanhamento global e rigoroso constante.
Relacionamento com o cliente

Não há termômetro melhor para identificar se o escritório está no caminho certo do que a opinião dos próprios clientes. E isso não se traduz apenas nas causas ganhas nos tribunais, pois mesmo nos casos cujos desfechos não foram os esperados, pode-se fidelizar clientes.

É preciso ter em mente a necessidade de buscar a opinião de quem contrata os serviços do escritório. Muitas vezes, sem um momento próprio para reportar sobre os serviços, o contratante prefere não expor o que pensa.

Por isso, é fundamental incentivar conversas ou solicitar opiniões por meio de formulários e conhecer a percepção das pessoas sobre a qualidade do trabalho realizado pelo escritório. Críticas e elogios, em alguma medida, servirão de guia e aprendizado sobre a melhor forma de conduzir as atividades.

Software jurídico é aliado da gestão

O desempenho das rotinas administrativas e técnicas permitirão reconhecer se um escritório de advocacia está ou não no caminho certo. Caso o gestor perceba que precisa melhorar a produtividade e eficiência no atendimento do escritório, uma solução é fazer um mapeamento e redesenho dos seus processos de trabalho. Isso pode ser feito por meio da incorporação de ferramentas de gestão adequadas como o software jurídico.

Essa solução garante ganhos em todas as áreas do negócio, com melhorias em aspectos que vão desde a saúde financeira até a organização dos fluxos de trabalho dos casos acompanhados. Essa é, inclusive, a maneira mais efetiva de poupar o tempo do dia das atividades operacionais e se dedicar mais a demandas estritamente jurídicas.

Com o módulo de gestão de tarefas que o software para advogados oferece, por exemplo, o gestor pode delegar e acompanhar automaticamente a execução das atividades, coordenando de forma integrada todas as demandas em andamento.

Outro resultado é a maneira como se faz o relacionamento com clientes a partir do sistema. As informações de cada caso acompanhado ficam centralizadas em uma única plataforma, podendo ser consultadas a qualquer momento e de qualquer dispositivo, inclusive celular. Além disso, os softwares mais completos contam com área do cliente no qual o contratante obtém informações sobre os status do processos sem precisar contatar o escritório.

Em resumo, para gerir os parâmetros que indicam o caminho de crescimento do escritório é preciso contar com funcionalidades que viabilizem a organização e o aprimoramento do trabalho, de maneira a resultar em melhores resultados para o negócio.
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