24 de maio, de 2017 | 11:15

Ascensão dos documentos digitais no mundo corporativo

Marcelo Araújo

Diante das burocracias brasileiras, será que é possível eliminar de vez o documento físico? A resposta ainda é taxativa: “não”. As burocracias brasileiras determinam a obrigatoriedade do documento físico por um determinado período. Porém, esta realidade está mudando. Novas ferramentas estão surgindo com a proposta de gerar documentos digitais com validade jurídica.

Estamos dando os primeiros passos. Para uma transformação 100% digital, acredito que leve ainda uns 10 anos até podermos extinguir completamente o uso do documento físico nas empresas. No entanto, para que isto realmente leve cerca de 10 anos ou até um pouco mais, mas que de fato aconteça e seja possível eliminar o papel físico dos processos empresariais, precisamos fazer a nossa parte.

Vivemos em uma era repleta de recursos tecnológicos, os quais podemos implantar em nossas companhias e buscar novas possibilidades. Também é nosso dever mostrar ao sistema que estamos preparados para uma transformação 100% digital. Precisamos ser mais ousados, buscar ferramentas inteligentes com segurança apta a validar documentos digitais, equipamentos de digitalização que automatize processos, pesquisar a legislação e ver o que pode ser transformado em digital, ou seja, evoluir nesta proposta de transição digital.

Um bom começo pode ser começar por alguns setores que, de acordo com a tabela de temporalidade, podem ter documentos antigos descartados. Feito isto, é importante disseminar os acertos, as evoluções, o quanto a transformação digital vem agregando para os processos corporativos.

Temos que dar voz aos nossos avanços, sem ter medo de ser copiado. Aliás, “copiado” é uma palavra que está mudando de conotação e se transformando em positiva. Aquele que é copiado tornou-se um influenciador. E não há preeminência maior do que você ser um influenciador no seu ramo de atuação.

É fácil? Não! Os desafios são imensos. O Brasil precisa fazer reformas em diversas áreas para entrar de vez no mundo digital. Felizmente já há muitas iniciativas acontecendo, ainda de forma tímida, mas com o cuidado necessário para ser uma mudança assertiva, segura e sem brechas para argumentações. As vantagens de uma corporação 100% digital são imensas, e entre elas as mais importantes são: economia, agilidade de processos, otimização no acesso à informação, segurança, visão panorâmica de todo o histórico da empresa, entre outros milhares de benefícios.

Para quem quer dar a largada inicial rumo a uma companhia 100% digital, primeiro deve entender a legislação que rege a temporalidade da guarda documental do seu setor. Depois é importante analisar os riscos e verificar qual área da empresa está pronta para dar os primeiros passos. O Brasil é um país burocrático, mas temos que nos movimentar com os recursos disponíveis e explorar mais a era “paper less”.

* Especialista em gestão de dados físicos e digitais da eBox Digital.